GesamtSchule Quelle
Marienfelder Str. 81
33649 Bielefeld
Telefon:
E-Mail:
Ulrich Mößinger
Datenschutzbeauftragter für die Bielefelder Schulen
Neues Rathaus
Niederwall 23
Flur C, Raum 309
33602 Bielefeld
Tel.: +49 521-518641
Mail: ulrich.moessinger(a)bielefeld.de
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Auf dieser Seite informieren wir dich/ Sie über die zur Nutzung von Microsoft Teams erforderliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten.
Verantwortlich ist die Schule.
Fragen zum Datenschutz können Sie an den behördlich bestellten schulischen Datenschutzbeauftragten stellen: Ulrich Mößinger, E-Mail: ulrich.moessinger@bielefeld.de, Tel.: 0521/518641.
Die Verarbeitung ist erforderlich zur Nutzung von Microsoft Teams, einer Kommunikations- und Lernplattform mit der Möglichkeit zu Audio- und Videokonferenzen und zur Durchführung von Online-Unterrichtseinheiten in der Lerngruppe und zur individuellen Betreuung und Beratung in Kleingruppen oder Einzeltreffen zwischen Schülern und Lehrkraft.
Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage deiner/ Ihrer Einwilligung.
Verarbeitet werden Daten zur Erstellung eines Nutzerkontos (E-Mail Adresse, Passwort, Schulzugehörigkeit, Zugehörigkeit zu Teams, Rollen und Rechte), zur Anzeige eines Nutzerstatus und von Lesebestätigungen (Chat), erstellte Chat-Nachrichten, Sprachnotizen, Bild- und Tondaten in Video- und Audiokonferenzen, Inhalte von Bildschirmfreigaben, durch Hochladen geteilte Dateien, erstellte Kalendereinträge, Status von Aufgaben (zugewiesen, abgegeben, Fälligkeit, Rückmeldung), in Word, Excel, PowerPoint und OneNote erstellte und bearbeitete Inhalte, Eingaben bei Umfragen, technische Nutzungsdaten zur Bereitstellung der Funktionalitäten und Sicherheit von MS Teams und in Teams integrierte Funktionen. Eine Speicherung der Bild- und Tondaten von Videokonferenzen durch die Schule erfolgt nicht.
Auf alle in Teams durch Nutzer eingestellten Dateien, Inhalte und Kommentare haben jeweils die Personen Zugriff, mit denen sie geteilt werden. Das können Einzelpersonen sein oder Mitglieder eines Teams oder Channels in einem Team. Lehrkräfte haben Zugriff auf innerhalb von gestellten Aufgaben vorgenommene Bearbeitungen und erstellte Inhalte. Alle Teilnehmer einer Videokonferenz haben Zugriff im Sinne von Sehen, Hören und Lesen auf Inhalte der Videokonferenz, Chats, geteilte Dateien und Bildschirmfreigaben. In einem Chat haben alle Teilnehmer Zugriff auf eingegebene Inhalte und geteilte Dateien. Der Anbieter hat Zugriff auf die bei der Nutzung von Teams anfallenden Daten soweit dieses zur Erfüllungen seiner Verpflichtung im Rahmen des mit der Schule abgeschlossenen Vertrags zur Auftragsverarbeitung erforderlich ist. US Ermittlungsbehörden haben Zugriff nach US amerikanischem Recht (siehe unten).
Wir nutzen Microsoft Teams im Rahmen eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Microsoft verarbeitet deine personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag. Demnach darf Microsoft sie nur entsprechend unserer Weisungen und für unsere Zwecke und nicht für eigene Zwecke nutzen, also weder für Werbung und auch nicht, um sie an Dritte weitergeben.
Die Speicherung von Daten, welche zur Bereitstellung des Nutzerkontos verarbeitet werden, sowie erstellte und geteilte Inhalte, Kommentare, Chat-Nachrichten, Sprachnachrichten
zugewiesene, bearbeitete und abgegebene Inhalte und Kalendereinträge, endet, sobald der Nutzer die Schule verlassen hat, seine Einwilligung ganz oder in Teilen widerruft oder einer Verarbeitung widerspricht. Die Löschung erfolgt innerhalb von 2 Monaten nach Verlassen der Schule. Die Löschung aus den Systemen von Microsoft ist vom Zeitpunkt der Löschung eines Kontos oder von Inhalten durch die Schule nach 90 Tagen abgeschlossen. Selbiger Zeitraum gilt auch für die Löschung von Dateien durch den Nutzer selbst. Ton- und Bilddaten von Video- und Audiokonferenzen werden von der Schule nicht aufgezeichnet und gespeichert. Inhalte in von anderen geteilten Dateien, bearbeitete und abgegebene Aufgaben und Nachrichten in Gruppenchats werden gespeichert, solange ein Team besteht. Teams für Klassen- und Lerngruppen werden spätestens 5 Jahre nach Ende der Schulzeit der betroffenen Schüler samt ihren von Schülern erstellten, geteilten und bearbeiteten Inhalten und Chats gelöscht. Inhalte von Chats bestehen solange das Konto des anderen Nutzers besteht.
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Bei der Nutzung von MS Teams können auch Daten auf Servern in den USA verarbeitet werden. Dabei geht es weniger um Inhalte von Chats, Videokonferenzen, Terminen und gestellten Aufgaben, Nutzerkonten und Teamzugehörigkeiten, sondern um Daten, welche dazu dienen, die Sicherheit und Funktion der Plattform zu gewährleisten und zu verbessern. Nach der aktuellen Rechtslage in den USA haben US Ermittlungsbehörden nahezu ungehinderten Zugriff auf alle Daten auf Servern in den USA. Nutzer erfahren davon nichts und haben auch keine rechtlichen Möglichkeiten, sich dagegen zu wehren. Die Risiken, welche durch diese Zugriffsmöglichkeiten von US Ermittlungsbehörden entstehen, dürften eher gering sein.
Im Rahmen des CLOUD-Act haben US Ermittlungsbehörden auch Möglichkeiten, bei Microsoft die Herausgabe von personenbezogenen Daten, die auf Servern in der EU gespeichert sind, zu verlagen. Dort werden die meisten Daten gespeichert, die bei einer Nutzung von Microsoft/ Office 365 und Teams anfallen. Nach Angaben von Microsoft ist die Anzahl dieser Anfragen recht gering, zudem kann Microsoft dagegen vor Gericht gehen. Die wenigsten Anfragen dürften, falls überhaupt, schulische Konten betreffen. Microsoft gibt für Juli – Dezember 2019 insgesamt 3.310 Anfragen von Ermittlungsbehörden an. Davon kamen die meisten aus Deutschland.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Microsoft Teams und angebundenen Produkten erfolgt überwiegend auf Servern mit Standort Deutschland. Es ist möglich, dass sogenannte Telemetriedaten, eine Art Diagnosedaten, in den USA verarbeitet werden.
Die Plattform genügt allen gängigen Sicherheitsstandards für Cloud Plattformen.
Thema Sicherheit bei Microsoft – https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/security-compliance-overview
Die aktuelle Datenschutzerklärung von Microsoft kann hier eingesehen werden:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
Von besonderer Bedeutung ist dabei bezüglich der personenbezogenen Daten von Personen in der Schule der folgende Abschnitt:
“Für Microsoft-Produkte, die von Ihrer Schule bereitgestellt werden, einschließlich Microsoft 365 Education, wird Microsoft:
Als Schule hat für uns der Schutz der personenbezogenen Daten unserer Schüler und Lehrkräfte oberste Priorität. Deshalb sorgen wir durch technische und organisatorische Maßnahmen dafür, dass die Nutzung von MS Teams mit der größtmöglichen Sicherheit abläuft. Wir haben MS Teams so voreingestellt, dass durch das Handeln und Fehler der Nutzer selbst möglichst wenige Risiken entstehen können. Ganz zentral ist die Schulung der Nutzer für einen sicheren und verantwortungsvollen Umgang mit den Werkzeugen in MS Teams. Vor Erteilung des Zugangs findet eine Grundschulung statt. Diese wird durch eine jährliche Belehrung und die Nutzungsvereinbarung/ Dienstanweisung ergänzt.
Das ist möglich, setzt aber voraus, dass die etwaige Übermittlung von personenbezogenen Daten in die USA entsprechend so abgesichert ist, dass sie den Vorgaben der DS-GVO entspricht. Dieses könnte beispielsweise durch zusätzliche technische Maßnahmen und Garantien Seitens Microsoft erfolgen. Die Standardvertragsklauseln, auf welche Microsoft seine Datenübermittlungen aktuell stützt, reichen nach Auffassung des EUGH alleine dafür nicht aus. Jede Schule, jeder Schulträger, jedes Bundesland hat darüber hinaus die Möglichkeit, mit Microsoft in Form von Nebenabreden in Ergänzung zu den OST und Data Processing Addendum zusätzliche Maßnahmen und Garantien auszuhandeln.
Sehr geehrte Erziehungsberechtigte,
liebe Schülerinnen und Schüler
in Zeiten von eingeschränktem Präsenzunterricht in der Schule legen wir Wert auf den persönlichen Kontakt zu unseren Schülerinnen und Schülern. Dazu möchten wir eine Plattform nutzen, die auch Videokonferenzen ermöglicht, um Sitzungen innerhalb der Lerngruppen unter Leitung einer Lehrkraft abzuhalten und für dich/ Ihr Kind Beratung und Unterstützung durch Lehrkräfte in Kleingruppen und im Vier-Augen-Gespräch zu ermöglichen. Über die Plattform möchten wir auch Unterrichtsinhalte verteilen und Aufgaben stellen und individuelle Rückmeldungen geben. Nutzen werden wir dazu Microsoft Teams, eine Plattform, die in Deutschland von vielen Schulen und Universitäten genutzt wird. Sie kann über Computer, Smartphone und Tablet genutzt werden.
Zur Nutzung von Teams ist es erforderlich, ein Nutzerkonto zu erstellen. Alle Inhalte der Videokonferenzen und begleitenden Chats bleiben im Kreis der Teilnehmer. Es erfolgt keine Aufzeichnung oder Speicherung durch die Schule oder den Anbieter. Schüler sind gehalten, bei einer Videokonferenz darauf zu achten, dass die Privatsphäre ihrer Familienmitglieder gewahrt bleibt. Bei Verstößen gegen diese Regel behält die Schule sich vor, dich/ Ihr Kind von Videokonferenzen auszuschließen bzw. die Teilnahme auf Audio zu beschränken.
Die GSQ setzt wie gesetzlich vorgeschrieben, die technischen und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre durch uns verwalteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
Als Nutzer unseres Internetangebotes haben Sie das Recht, von uns Auskunft über die zu Ihrer Person oder zu Ihrem Pseudonym gespeicherten Daten zu verlangen. Auf Ihr Verlangen kann die Auskunft auch elektronisch erteilt werden. Sie haben das Recht eine Löschung oder Einschränkung Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten oder eine Übertragung auf Dritte in einem von uns verwendeten gängigen Format zu verlangen. Sie können verlangen, dass unrichtige Daten berichtigt werden. Erteilte Einwilligungen, z.B. in die Nutzung von Analysen durch Cookies, können Sie jederzeit widerrufen.
Entsprechende Anfragen können an unseren Datenschutzbeauftragten gerichtet werden.
Beschwerde über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch uns können Sie an die zuständige Aufsichtsbehörde richten.
Diese Datenschutzhinweise gelten ausschließlich für das Internet-Angebot der GSQ.
Zudem weisen wir darauf hin, dass diese Datenschutzhinweise einer ständigen Anpassung an die aktuellen Erfordernisse unterliegen.
Stand: Oktober 2019